Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk reglement van het Bussums Schaakgenootschap
Vastgesteld op de Algemene ledenvergadering d.d. 23 september 2013

AANMELDING

Artikel 1.
Het aanmeldingsformulier, zoals bedoeld in artikel 5 van de statuten, bevat de door het bestuur verlangde gegevens.
De secretaris bevestigt aan de kandidaat wanneer het lidmaatschap een aanvang neemt.

Leden

Artikel 2.
1. Onder adspirantleden wordt verstaan jeugdleden. Dit zijn leden die de leeftijd van eenentwintig jaar bij de aanvang van het verenigingsjaar nog niet hebben bereikt.
2. Alle in de statuten genoemde leden, behoudens donateurs, zijn als gevolg van hun lidmaatschap van BSG tevens lid van de regionale en landelijke schaakbond (KNSB).
3. In aanvulling op de statuten kent de vereniging ook zogenaamde dubbelleden. Dit zijn leden die ook van een andere bij de KNSB aangesloten vereniging lid zijn.

Verplichtingen

Artikel 3.
1. De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan de aanwijzingen van één of meer bestuursleden, alsmede besluiten van het bestuur, de wedstrijdleiding, barmedewerker en /of enig commissielid uit hoofde van de uitoefening van diens functie.
2. De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan de huisregels die door de verhuurder, het Denksportcentrum Bussum (DCB), zijn aangegeven.
3. De leden zijn gehouden wijzigingen in adres en/of telefoonnummer en/of e-mailadres ten spoedigste op te geven aan de secretaris. Indien een lid bij een andere bij de SGS of KNSB aangesloten vereniging als lid is aangenomen, dan wel als persoonlijk lid van de KNSB is ingeschreven, dan dient hij dit direct te melden.
4. Een lid dat op enigerlei wijze materiële schade toebrengt aan eigendommen van de vereniging of op enigerlei wijze betrokken is bij het veroorzaken van schade, kan hiervoor door het bestuur aansprakelijk worden gesteld. De geleden schade of een deel daarvan zal op het aansprakelijk gestelde lid worden verhaald.
5. De leden zijn, met inachtneming van het gestelde in artikel 18 lid 5 van dit reglement, verplicht ten minste eenmaal per seizoen een bardienst te verrichten.
6. Van alle leden tot de leeftijd van 75 jaar wordt, voor zover er geen gezondheidsbelemmeringen zijn, een regelmatige bijdrage verwacht aan een commissie of aan een andere activiteit die ten goede komt aan de vereniging. 

CONTRIBUTIE

Artikel 4
1. De hoogte van de contributie wordt jaarlijks vastgesteld op de algemene ledenvergadering (ALV) en is met terugwerkende kracht verschuldigd vanaf de aanvang van het verenigingsjaar.
2. De vereniging kent drie contributiecategorieën: jeugdleden, seniorleden en dubbelleden.
3. Alle leden die contributie verschuldigd zijn, dienen deze uiterlijk vóór 1 november van het verenigingsjaar te voldoen.
4. Indien er sprake is van te late betaling, kan zulks tot gevolg hebben dat het verschuldigde contributiebedrag wordt verhoogd met rente en administratiekosten.
5. Op verzoek kan betaling in termijnen plaatsvinden. Een dergelijk verzoek dient echter vóór 1 november van het desbetreffende verenigingsjaar, bij de penningmeester te worden ingediend.
6. Bij het uitblijven van de overeengekomen termijnbetaling zullen het nog verschuldigde contributiebedrag en eventuele bijgekomen kosten, alsnog direct opvorderbaar zijn.
7. Bij aanvang van een lidmaatschap tussen 1 januari en 1 augustus is de helft van het volledige contributiebedrag voor het lopende verenigingsjaar verschuldigd. 

Het bestuur

Artikel 5.
1. Bestuursleden worden gekozen voor de tijd van ten hoogste drie jaar.
2. Bij een tussentijdse vacature in het bestuur kan het bestuur een waarnemer benoemen. Deze opereert onder de verantwoordelijkheid van de door de ALV gekozen bestuursleden.
Artikel 6.
De voorzitter is belast met de leiding van de bestuursvergadering en het ter tafel brengen van ingekomen voorstellen. Hij kan debatten schorsen en in overleg met de overige bestuursleden bestuursvergaderingen verdagen of sluiten. De voorzitter stelt samen met de secretaris de agenda voor de bestuursvergadering vast.
Artikel 7.
De secretaris is verantwoordelijk voor een deugdelijke ledenadministratie, zorgt voor een behoorlijke verrichting van het schriftelijke werk, waaronder het verzorgen en uitbrengen van de agenda, de notulen en/of besluitenlijst van alle vergaderingen alsmede de verenigingscorrespondentie. Voorts brengt hij namens het bestuur verslag uit over het afgelopen verenigingsjaar. De secretaris bericht zo spoedig mogelijk na ontvangst van ledenmutaties deze aan de penningmeester, technische commissie, jeugdcommissie en de barcommissie. Tevens beheert hij het archief.
Artikel 8.
1. De ledenadministratie kan worden gedelegeerd aan een ander lid, niet zijnde een bestuurslid en dit lid functioneert onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Hij verstrekt aan de secretaris en de penningmeester de voor hun relevante informatie.
2. Tot de taken van de ledenadministratie behoren het bijhouden van een ledenlijst van alle leden, en het opgeven van mutaties bestemd voor het ledenbestand van de SGS en de KNSB.
Artikel 9.
1. De penningmeester is belast met het financieel beheer. Hij legt hiervan jaarlijks rekening en verantwoording af aan het bestuur. Het bestuur legt hiervan rekening en verantwoording af aan de ALV. Hij stelt de in de statuten bedoelde exploitatierekening en balans op alsmede de begroting voor het komende verenigingsjaar.
2. Bij tussentijds aftreden van de penningmeester dient artikel 19 lid 6 van dit reglement in acht genomen te worden: binnen een maand controle door de kascommissie.
Artikel 10.
De op de statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde kan te allen tijde als zodanig aftreden.
Artikel 11.
Het bedrag als bedoeld in artikel 10 der statuten lid 3 onder c wordt gesteld op 30 maal de voor dat verenigingsjaar geldende contributie voor een seniorlid.

BESTUURSVERKIEZING 

Artikel 12.
Kandidaatstelling voor bestuursfuncties geschiedt door het bestuur. Deze kandidaatstelling wordt bij de oproeping voor de ALV aan de leden bekend gemaakt. Uiterlijk veertien dagen voor de ALV kunnen de leden voordrachten van tegenkandidaten schriftelijk bij de secretaris van het bestuur indienen; deze tegenvoordrachten moeten zijn ondertekend door ten minste tien leden der vereniging (niet zijnde bestuursleden). Tevens dienen deze tegenvoordrachten vergezeld te zijn van een bereidverklaring van de kandidaat.
Kandidaat bestuursleden worden in de hoedanigheid van bestuurslid gekozen. In de eerstvolgende bestuursvergadering na de ALV worden de bestuursfuncties verdeeld. De voorzitter wordt door de ALV voor drie jaar in functie benoemd.

Bestuursvergaderingen 

Artikel 13.
1. Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van het doen toekomen van een schriftelijke convocatie aan ieder bestuurslid, tenminste zeven dagen voor de datum der vergadering, ofwel korter indien hierover bij het bestuur overeenstemming bestaat.
2. Ieder bestuurslid heeft één stem in de bestuursvergadering. Een bestuurslid kan maximaal één afwezig bestuurslid vertegenwoordigen middels schriftelijke machtiging.
3. Bestuursbesluiten kunnen alleen rechtsgeldig worden aangenomen indien meer dan de helft van het aantal stemgerechtigde bestuursleden aanwezig is, of middels machtiging bij de stemming is vertegenwoordigd.

Algemene Ledenvergaderingen 

Artikel 14.
1. In aanvulling op de statuten geldt dat alleen over (tijdig) geagendeerde agendapunten door de ALV rechtsgeldige besluiten kunnen worden genomen.
2. In aanvulling op de statuten geldt dat stemming over personen niet alleen schriftelijk maar ook per acclamatie kan geschieden, mits er geen bezwaar wordt gemaakt door een van de aanwezige leden.
3. In aanvulling op de statuten geldt dat leden van 16 jaar en ouder (op de datum van de ALV) stemrecht hebben in de algemene vergadering.

DE COMMISSIES 

Artikel 15.
De ALV of het bestuur kan één of meer commissies instellen die belast worden met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen der bevoegdheden van de desbetreffende commissie. Een commissie blijft te allen tijde verantwoordelijk tegenover de instantie die haar heeft ingesteld. Bij of na de instelling kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van een commissie worden geregeld of gewijzigd, doch uitsluitend door de instantie die haar heeft ingesteld, met uitzondering van de kascommissie als bedoeld in artikel 12 lid 4 van de statuten. De door het bestuur ingestelde commissies kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. De leden kunnen door het bestuur uit hun functie worden ontheven en al dan niet worden vervangen door een waarnemer. 

Technische commissie (T.C.)
Artikel 16.
1. De technische commissie is een door het bestuur ingestelde commissie en functioneert onder verantwoordelijkheid van het bestuur.
2. De T.C. bestaat uit een oneven aantal leden, met een minimum van drie.
3. In de T.C. dient in ieder geval zitting te hebben de wedstrijdleider. Indien onderling niet anders is overeengekomen zal de wedstrijdleider als voorzitter van deze commissie fungeren.
4. De werkzaamheden van de T.C. bestaan uit:
a) het beoordelen van nieuwe leden op hun speelsterkte;
b) voorstellen aan het bestuur inzake samenstelling teams voor de externe wedstrijden;
c) het vaststellen en bijhouden van de ranglijst waarop alle leden naar speelsterkte worden         ingedeeld;
d) het geven van richtlijnen voor begeleiding van competitieteams;
e) het jaarlijks vaststellen van een agenda waarop wordt vermeld wanneer competities en
toernooien worden gespeeld. Deze agenda wordt tijdig in het clubblad en op de website       gepubliceerd;
f) het jaarlijks organiseren van de volgende competities en toernooien: de interne competitie,
een bekercompetitie, een rapidtoernooi, één of meer snelschaaktoernooien en  zomerwedstrijden;
g) het doen van een uitspraak betreffende geschillen inzake competitie- of interne wedstrijden,
zo nodig met verwijzing naar de commissie van beroep;
h) het onderhouden van de communicatie met de SGS en de KNSB inzake alle wedstrijdzaken.
5. De T.C. stelt namens het bestuur aan de ALV de reglementen voor met betrekking tot de hiervoor in lid 4f genoemde competities en toernooien. Deze worden na vaststelling, voor aanvang van de competitie, via de website en het clubblad door de wedstrijdleider gepubliceerd. Alle wijzigingen zullen zo spoedig mogelijk via de website en het clubblad aan de leden worden doorgegeven.
6. De in de reglementen opgenomen aanwijzingen en verplichtingen dienen door de leden te worden opgevolgd overeenkomstig het bepaalde in artikel 3 lid 1.
7. Voor de onder lid 4f genoemde evenementen kunnen door de vereniging prijzen worden toegekend. Daarnaast wordt jaarlijks een prestatieprijs uitgereikt aan degene die het hoogste scoringspercentage in de interne en externe competitie tezamen heeft behaald. 

Jeugdcommissie
Artikel 17.
1. De jeugdcommissie is een door het bestuur ingestelde commissie en functioneert onder verantwoordelijkheid van het bestuur. De commissie wordt door een lid van de commissie in het bestuur vertegenwoordigd. De commissie bestaat uit even zoveel leden als er nodig zijn om de taken verantwoord en adequaat uit te voeren. Een en ander ter beoordeling van het bestuur.
2. De jeugdcommissie is verantwoordelijk voor het adequaat functioneren van de jeugdafdeling.
3. Onder haar taken vallen:
a) interne- en externe wedstrijdleiding;
b) trainingscoördinatie;
c) indeling van de onderlinge competitie;
d) samenstelling van de externe teams;
e) het entameren van deelneming aan toernooien.

Barcommissie
Artikel 18.
1. De barcommissie is een door het bestuur ingestelde commissie en functioneert onder verantwoordelijkheid van het bestuur. De commissie bestaat uit even zoveel leden als er nodig zijn om de taken van de barcommissie verantwoord en adequaat uit te voeren. E.e.a. ter beoordeling van het bestuur.
2. De barcommissie, waarvan de leden als barhoofden worden aangeduid, is verantwoordelijk voor het adequaat functioneren van de bardiensten voor zover dat binnen de vastgestelde bevoegdheden van de barcommissie mogelijk is. Daartoe is onder andere een instructie voor de barwerkzaamheden geschreven. De barcommissie is tevens verantwoordelijk voor het ordentelijk afsluiten van de baractiviteiten, correcte afdracht van de baropbrengst en het  correct achterlaten van de speelzaal en afsluiten van het gebouw.
3. Hiertoe regelen haar leden de baractiviteiten op dusdanige wijze dat de verenigingsactiviteiten ongestoord kunnen plaatsvinden. Daaronder vallen onder meer: het opstellen van een barrooster voor de clubavonden, de dienstdoende barmedewerkers tijdig herinneren aan de voor hen ingedeelde bardiensten. Het tijdig informeren van de leden en de website beheerder over het jaarrooster voor de bardiensten alsmede het doorgeven van mutaties hierin aan de webmaster. Het bevorderen van en toezicht houden op een adequate uitvoering van de barwerkzaamheden en het zo nodig geven van instructie.
4. De commissie heeft de bevoegdheid om binnen de door het bestuur aangegeven kaders regels en richtlijnen op te stellen, aanwijzingen te geven en besluiten te nemen. Tevens kan zij het bestuur adviseren ter zake van baraangelegenheden. Alsmede over barzaken van praktische aard bindende afspraken te maken met de stichting Denksport Centrum Bussum. De commissie is bevoegd om eigen leden voor de commissie te werven.
5. Alle seniorleden die in het verenigingsjaar de leeftijd van 75 jaar nog niet hebben bereikt worden  geacht op basis van een door de barcommissie opgesteld barrooster mee te draaien in de bardienst op de clubavond. Op grond van persoonlijke omstandigheden, anders dan leeftijd, dit er beoordeling van de barcommissie, kunnen leden van barwerkzaamheden worden vrijgesteld. 

Kascommissie
Artikel 19.
1. Door de ALV wordt voor de duur van één jaar, uit de leden een kascommissie benoemd.
2. De kascommissie, als genoemd in artikel 12 lid 4 van de statuten, bestaat uit twee seniorleden. Daarnaast wordt een plaatsvervangend lid benoemd, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. In bijzondere gevallen kan het bestuur dispensatie geven.
3. Toevoeging als plaatsvervangend lid geschiedt elk jaar op alfabetische volgorde van de ledenlijst.
4. Een plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, door de ALV worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat na twee jaar aftreedt.
5. Aftredende leden zijn niet herkiesbaar binnen een termijn van vijf jaren.
6. Indien de penningmeester te kennen geeft dat hij wenst af te treden en niet herkiesbaar is, worden de boeken en bescheiden van de penningmeester binnen een maand gecontroleerd. 

Commissie van beroep
Artikel 20.
1. Door de ALV wordt voor de duur van één jaar, een commissie van beroep ingesteld, bestaande uit drie seniorleden. In deze commissie kunnen bestuursleden en leden van de T.C. geen zitting hebben. De commissie doet bindende uitspraak met gewone meerderheid van stemmen in de door of namens het bestuur of de wedstrijdleider aan haar voorgelegde, het wedstrijdwezen betreffende, geschillen. Voor zover, naar oordeel van een of meer van de leden van deze commissie, het een geschil betreft waarbij een of meer van de commissieleden als belanghebbende of partij betrokken is, kan zij het bestuur verzoeken voor dat geval een of meer plaatsvervangende leden te benoemen, waarna dezen voor de gehele afhandeling van dat geschil volledig in rechten treden van de teruggetreden leden. Voor alle andere te behandelen geschillen blijft het oorspronkelijk benoemde commissielid in functie gehandhaafd.

DENKSPORT CENTRUM BUSSUM

Artikel 21.
1. BSG huurt zijn speelruimtes van de stichting Denksport Centrum Bussum (DCB).
2. BSG wordt in het stichtingsbestuur van DCB vertegenwoordigd door een seniorlid dat door het bestuur van BSG wordt benoemd. 

Slotbepalingen

Artikel 22.
1. Bij geschillen over de uitleg van de statuten, het huishoudelijk reglement en/of andere reglementen anders dan de in artikel 20 bedoelde geschillen, alsmede in gevallen waarin deze reglementen niet voorzien, beslist het bestuur. Van het recht van beroep op de ALV, welke in hoogste instantie beslist, kan te allen tijde gebruik worden gemaakt.
2. Het bestuur van de vereniging draagt zorg voor een deugdelijke bekendmaking via website en clubblad/nieuwsbrief, jegens de leden, en belanghebbende organisaties, van de wijzigingen, in de statuten, het huishoudelijk reglement en eventuele andere reglementen.
3. Wijzigingen in het Huishoudelijk Reglement worden vastgesteld in de ALV met een gewone meerderheid van stemmen.